Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento. Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información… Archivo histórico. Instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, atesorar, conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística, patrimonio documental. Se pueden almacenar documentos históricos recibidos por donación, depósito, transferencia y adquisición. Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”. Archivos de gestión: están formados por los documentos de uso frecuente o en fase de tramitación. Se utilizan por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años. • Archivos centrales: se conforman con la documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente. Esta fase es de 10 años pero los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores siempre teniendo en cuenta la finalización de los trámites. • Archivos intermedios: a estos archivos se transfieren, desde los archivos centrales, la documentación que ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes. •Archivos históricos: son los que conservan la documentación de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural. Los archivos históricos constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Las transformaciones de la nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico de los archivos para poner a disposición de los investigadores este valioso acervo documental. Los archivos históricos son centros de información que conjuntamente con las transformaciones y requerimientos de la nueva sociedad cubana perfeccionan sus funciones. Su labor se ha visto fortalecida y se ha extendido a toda la población, proyectándose a la comunidad en general y poniendo a disposición de todo el valioso acervo documental que atesora. Los archivos históricos les brindan a los usuarios una cultura que le incentiva el interés por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores. Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Desde la perspectiva de la misión de la universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia del acervo cultural de la humanidad de una generación a otra, de ahí que el vínculo de los estudiantes universitarios con los archivos históricos sea una necesidad actual, por toda la fuente de conocimiento y cultura que les aporta.