El acervo documenal, riqueza y tesoro cultural de la nación, debe estar debidamente preservado por el Estado bajo normas expresas que permitan que ese tesoro sirva, en todo momento, a la información, a la investigación científica. a la formación de la identidad nacional, a la promoción de la conciencia cívica y, de modo permanente, al desarrollo nacional, puesto que la documentación pública, lo mismo que la privada, cosntituyen la memoria del país que debe contribuir al esclarecimiento de la realidad y a prever el futuro para formular los planes que permitan el progreso de la sociedad, del bienestar y constante elevación de su calidad de vida.

Todos los países tienen aprobada una legislación específica para proteger sus fondos documentales.

Muchos de ellos han puesto en vigencia leyes especiales que instituyen su propios sistema nacional de archivos, que constituyen verdaderos estatutos completos con previsiones para el funcionamiento orgánico de los archivos que comprenden la preservación, el uso y la consulta de los documentos y también el gobierno y administración de todos los centros documentales, tanto públicos como privados.