Cuando hablasmos en la empresa del archivo, nos viene a la mente una habitación llena de papeles sin orden ni concierto, una persona poco o nada cualificada custodiándolos, Esto dista mucho de la realidad.Debido a la importancia de la imformación en la empresa, el sistema de archivo en una organización, involucrado  a los distintos departamentos, analizando sus necesidades. Independientemente de que haya unos sistemas definidos cada empresa potará por el mejor para su organización y a la cabeza del mismo deberá haber una persona respondable y preparada para que en cualquier momento purda encontrar cualquier tipo de documentos.Es decir, deben estar debidamente ordenados y localizables para el buen funcionamiento de la compañia.