La labor descriptiva, básicamente no es nada más que un análisis de los orígenes de los documentos incluso los atributos particulares de cada tipo, del lugar y fecha de su confección, de las actividades que resultaron en su formación, de los temas que abarcan las actividades y de los caracteres externos  de los documentos. El archivero puede averiguar esta información, que comprende cómo y qué ha de buscar. Mientras que algunos elementos no son fáciles de averiguar, la descripción de documentos está lejos de ser un procedimiento indefinible y misterioso, tan difícil que el archivero al hacer frente a un complicado grupo documental o colección de papeles tenga que darse por vencido. El Archivo es una institución que nace con el Estado mismo. Nace como resultado dela vida del individuo y de la sociedad, reflejada en los documentos, públicos  o privados, documentos que testimonian el paso de los hombres y sus agrupaciones, políticas, económicas, religiosas, etc., y que los perpetuan  como entes históricos. ^ies